Apartman karar defteri, Kat Mülkiyeti Kanunu tarafından belirtildiği gibi yılda bir kereden az olmamak üzere gerçekleştirilen apartman kurulu toplantılarında alınan tüm kararların yazıldığı defterdir. Apartman karar defteri olarak herhangi bir defter kullanılamamakta; sadece noter onaylı olan defterler kullanılabilmektedir. Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 32.maddesinde açıklandığı üzere; Kat malikleri kurulu tarafından alınan kararlar (1)’den başlayıp, sırayla giden sayfa numaraları taşıyan; her sayfası noter mührü ile tasdikli bir deftere yazılır ve toplantıda bulunan kat maliklerince imzalanır. Herhangi bir karara ret oyu verenler, ret sebebini belirterek imza atarlar.
Apartman tarafından yapılacak tüm işlemler ile ortaya çıkacak gelir ve gider tutarlarının yazılacağı karar defterinin, noter tarafından tasdiklenmiş olması gerekmektedir. Bu sayede alınan tüm kararlar resmileştirilmektedir. Fakat bilinmesi gereken önemli hususlardan biri de sadece başlangıçta noter onayı alınmasının yeterli olmadığıdır. Karar defterinin her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması gerekir.
Tutulan karar defterinin şayet sonuna gelinip kayıt tutma alanı biterse, yeni bir apartman karar defteri ile kayıt tutma işlemine başlamadan önce, önceki defterin kapatılması gerekmektedir. Bu kapatma işlemi noter onayı ile deftere bir daha karar işlenemeyeceğine dair tasdik alınarak yapılmaktadır.
Noter tarafından tasdiklenmiş ve kullanılmaya hazır olan apartman karar defteri kullanımı öncelikle toplantıya katılan kat maliklerinin isimlerinin yazılması ile başlamaktadır. Toplantıya katılamayan ama yerine vekil gönderen kişilerin de söz hakkı olduğu için, gönderen kişinin bu durum için yazdığı belge ve vekilin ismi de yazılmaktadır. Tüm isimlerin kaydedilme işlemi bittikten sonra ise toplantıda alınan kararlar teker teker önceliklerine göre apartman karar defterine yazılmaktadır.
Kat Mülkiyeti Kanunu Madde 36’da da belirtildiği üzere, yönetici veya yönetim kurulu üyeleri ana gayrimenkul ile ilgili alınan tüm kararları kaydettiği apartman karar defterini ve bununla alakalı tüm belgeleri saklamaya mecburdur. Her takvim yılının bitmesinin ardından bir ay içinde bu defter mutlaka notere kapattırılmalıdır. Bu işlemi yapmayan kişilere ise kanunda belirtilen gerekli cezai işlem uygulanmaktadır. Şayet karar defteri kaybolur ise yeni bir defter alınarak notere onaylatılması gerekmekte; eski kararların devam etmesi ve uygulanabilmesi için ise alınan eski kararlarında yine notere onaylatılması gerekmektedir.
Menüden HESAP İŞLEMLERİ->Karar Defteri bağlantısı ile çalıştırılır. Yukarıda anlatıldığı şekilde karararların noter tasdikli deftere yazılması gerekmektedir. Ancak, kayıtların bilgisayar ortamında tutulması adına, gündem, toplantıda alınan kararlar ve hazirun bilgileri bu program vasıtası ile takip edilmektedir.
Toplantılar ardışıktır. Bir toplantı ile ilgili işlemler tamamlanmadan bir sonraki toplantı bilgisi oluşturulamaz. Bu amaçla sırasıyla toplantı tarihi ve toplantı yeri, gündem, alınan kararlar girişi yapılarak en son onaylamak sureti ile bir toplantıya ait işlemler tamamlanır. Toplantı gündemi oluşturulduktan sonra RAPORLA tuşu ile çıktı alınıp üyeler toplantı tarihi, toplantı yeri ve gündem konularında önceden bilgilendirilebilir.
TOPLANTILAR sekmesinde, içinde bulunulan yil içerisindeki toplantılar listelenir. Bu liste üzerinden seçimi yapılan toplantı üzerinde çift tıklama veya sağ tuş açılan menüden ilgili işlem bağlantısına tıklanarak diğer sekmelerdeki işlemler tamamlanır. Yeni bir toplantı girişi için, YENİ KAYIT EKLE tuşuna basılarak, toplantı tipi (olağan, olağan dışı), toplantı tarihi ve toplantı yeri bilgileri girilerek KAYDET tuşuna basılır.
GÜNDEM sekmesinde, sekmesinde, toplantıda gündeme getirilmesi gereken konular listelenir. Genellikle; açılış, toplantı heyetinin seçimi, yıllık faaliyet raporu, bilanço ve gelir-gider hesaplarının görüşülmesi, denetçi raporunun görüşülmesi, yeni dönemde görev alacak yönetim kurulu üyelerinin seçimi, yeni dönem projelerinin görüşülmesi, yeni dönem avans aidatların belirlenmesi, dilek ve temenniler ile kapanış şeklinde olmaktadır.Gündem oluşturulduktan sonra RAPORLA tuşu ile çıktı alınarak üyeler önceden bilgilendirilebilir.
KARARLAR sekmesinde, toplantıda alınan kararlar sırasıyla yazılır.
HAZİRUN toplantıya katılan üyelerin seçimi yapılarak sisteme işlenir. Mal sahibi ve kiracı durumunda olanlar ayrı ayrı listelenir. Kiracı durumunda olan üyeler vekil olarak siteme kaydedilir.
ÖRNEK KARAR sekemesinde, bilgi amaçlı örnek bir toplantı raporu verilmektedir.